3 Programmer une réunion

Une fois authentifié au compte Zoom, il est possible de programmer et gérer l’ensemble des rencontres. La licence pour diffuser un cours, soutenir une thèse ou tenir une réunion permet de réunir jusqu’à 300 personnes. Les rencontres peuvent être ponctuelles ou même être programmées de façon à se répéter de façon périodique selon un calendrier prédéfini.

À cette étape, il est recommandé d’activer la fonction de demande d’authentification obligatoire par les participant.e.s. pour s’assurer que seuls les membres de la communauté uqamienne (.uqam.ca et .courrier.uqam.ca) peuvent joindre la réunion.


Documentation

FAQ

Une fois que vous avez créé un ou plusieurs modèles de réunion, vous pouvez programmer une nouvelle réunion qui inclut tous les paramètres de ce modèle.

Note :

  • Si vous avez enregistré un ou plusieurs modèles de réunion, vous pouvez les afficher ou les supprimer à partir de l’onglet Modèles de réunion. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 40 modèles de réunion.
  • Les modèles de réunion n’enregistrent pas l’heure et la date de la réunion.
  • Toute nouvelle réunion à partir d’un modèle se remplit automatiquement avec la date et l’heure actuelles.

Lorsque vous planifiez une réunion, vous pouvez enregistrer ses paramètres afin qu’ils puissent servir de modèle pour la programmation de réunions futures.

Le modèle comprend des paramètres tels que l’activation des fonctions permettant de rejoindre la réunion avant l’hôte, l’enregistrement automatique, l’interprétation linguistique et les hôtes alternatifs. Pour les réunions récurrentes, vous avez également la possibilité d’enregistrer le calendrier de répétition comme partie intégrante du modèle.

Après avoir enregistré une réunion en tant que modèle, vous pouvez sélectionner ce modèle lorsque vous souhaitez créer une réunion avec des paramètres similaires. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 40 modèles de réunion sauvegardés.

Pour créer une réunion modèle :

  • Créer la réunion avec les paramètres désirés
  • Enregistrer la réunion
  • Cliquer sur le bouton Réunions du menu de gauche
  • Repérer la réunion qui doit être enregistré comme modèle
  • Cliquer sur le nom de la réunion
  • Au bas de la page, cliquer sur enregistrer comme modèle

Le lien créé demeurera actif jusqu’à 365 jours après le dernier démarrage de la réunion. Donc, il n’expirera pas au cours de la session.

Les salles de réunions programmées expireront 30 jours après la date prévue de la réunion ou après avoir débuté. Pour plus de détails, voir l’article Tenir une réunion maintenant versus Réunions programmées.

Oui, vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de votre réunion en gardant le même lien.

Nous vous le recommandons. Notez qu’il est possible de cocher l’option « réunion périodique » afin que le numéro demeure le même pour les différentes dates (occurrences) de la même réunion.