Les publics en gestion académique
Que vous soyez agent·e de gestion aux études (AGÉ), direction de programme ou de département, ou membre du personnel des Facultés, de l’École et des Services, le Carrefour vous offre des formations et ressources adaptées à vos besoins.
Nos activités visent à soutenir l’acquisition de compétences essentielles et à favoriser les échanges entre pairs, afin d’assurer une gestion académique efficace et enrichissante. Le Carrefour vous accompagne dans vos responsabilités et projets professionnels, en mettant à votre disposition des outils et des espaces de collaboration pour réussir ensemble.
Agent·es de gestion aux études
Les agent·es de gestion aux études (AGÉ) agissent en première ligne auprès des étudiant·es tout au long de leur parcours à l’UQAM. En collaboration avec les directions et les responsables de la coordination des programmes, les AGÉ réalisent différentes opérations administratives liées à la gestion des dossiers étudiants et des programmes.
Notre équipe soutient la mise en place de ressources et d’activités de formations initiales ou d’appoint afin de répondre aux besoins de formation lors de l’embauche et selon les mouvements de personnel des AGÉ.
Pour répondre également aux besoins des agent·es plus expérimenté·es, d’autres activités et ressources s’ajoutent périodiquement afin de les informer des développements institutionnels, des changements dans les processus, les procédures et les Services avec lesquels elles, ils collaborent régulièrement.
Nos activités et ressources pour les AGÉ permettent non seulement l’acquisition d’informations pertinentes à la réalisation de leurs tâches, mais offrent également des lieux pour échanger entre pairs sur les défis et les bonnes pratiques.
Joindre le Groupe UQAM AGÉ – communauté de pratique Teams destinée au personnel de soutien des Facultés et Écoles (coordo, agent·es de recherche, commis, etc.).
Directions de programme ou de département
Chaque année, des professeur·es acceptent la responsabilité de diriger des programmes ou des départements à tous les cycles.
Notre équipe soutient la mise en place d’une série d’activités formatives offrant aux directions nouvellement nommées, leur offrant une initiation au cadre réglementaire et aux principales activités académiques liées à la gestion des programmes et à l’encadrement des étudiant·es.
Le cycle de formation annuel pour les directions est conçu pour couvrir les notions internes essentielles à la réalisation de leurs tâches et responsabilités, en fonction du calendrier académique.
Pour répondre également aux besoins des directions plus expérimentées, d’autres activités et ressources s’ajoutent périodiquement afin de les informer des développements institutionnels et des Services pouvant les soutenir dans leur mandat.
Nos ateliers permettent non seulement l’acquisition d’informations pertinentes à l’exercice des fonctions de direction, mais aussi des occasions d’échanger entre pairs sur les défis et les bonnes pratiques en matière de gestion de programme.
Les grandes étapes de la gestion de programme
| Étapes | Thématiques | ||
|---|---|---|---|
| Se préparer | UQAM : son organisation administrative, sa réglementation et sa structure décisionnelle | Le rôle et la responsabilité des équipes de programme tels que prévus dans la réglementation | Les populations étudiantes et l’évolution des effectifs |
| Recruter | Les modes de recrutement des étudiant·es | La reconnaissance des acquis et les enjeux en matière de recrutement | |
| Admettre | Processus d’admission | La reconnaissance des diplômes | |
| Inscrire | La commande de cours | La vérification des inscriptions | Programme d’échange |
| Enseigner | Évaluation des enseignements | Encadrement aux cycles supérieurs | |
| Encadrer | Encadrement administratif – Cheminement étudiant – Communication efficace – Restriction à la poursuite des études – Suivi de la réglementation – Gestion des cotutelles de thèses – Reconnaissance des acquis | Services d’encadrement et l’accompagnement des étudiant·es à besoins particuliers | |
| Diplômer | Étude de l’approbation de fin de scolarité | ||
| Développer | Évaluation de programmes | La création de programmes | Modification de programmes |
| Outils de gestion | Plateforme de communication de l’UQAM | OTRS | JIRA Gestion des mémoires et thèses |
Directions facultaires
Nous offrons aux membres du corps professoral des formations facilitant une transition harmonieuse vers des responsabilités de direction facultaire. À la demande du Vice-rectorat à la vie académique (VRVA) et d’autres unités et Services, nous pouvons organiser d’activités formatives spécifiques aux enjeux de direction au sein de nos Facultés, des Écoles et des départements.
Autres personnels des Facultés, de l’École et des Services
Au sein des Facultés et de l’École, divers membres du personnel occupent des mandats variés tels que coordonnatrices et coordonnateurs de programme, commis, secrétaires, agent·es de recherche et de planification, assistantes administratives et assistants administratifs, etc.
En fonction de leurs besoins et notamment parce qu’elles collaborent quotidiennement avec les équipes de programmes dans la gestion des programmes et l’application des règlements, le personnel de soutien peut se joindre aux formations dédiées aux AGÉ et aux directions de programmes.