Comment créer les salles virtuelles manuellement

Il est possible dans Zoom de diviser l’ensemble des participant·es d’une réunion en différents groupes dans des salles virtuelles (jusqu’à 50 salles par réunion et attribuer jusqu’à 200 participants). Cette division se fait avant que la réunion ne débute. Il sera alors possible de démarrer les salles de discussion au moment voulu.

Voici comment créer des salles virtuelles dans Zoom :

  1. Aller à zoom.uqam.ca
  2. Cliquer sur S’authentifier
  3. Se connecter avec le code MS et le mot de passe
  4. Une fois connecté, à gauche de l’écran, cliquer sur Réunions
    • La liste des réunions s’affiche si les réunions ont été programmées ou planifiées. On peut alors modifier une réunion existante en cliquant sur le nom d’une réunion et en cliquant ensuite sur le bouton Modifier cette réunion au bas de la page.
    • Si aucune réunion ne s’affiche, on peut programmer une nouvelle réunion en cliquant sur le bouton Programmer une nouvelle réunion.
  5. À la section Options de la réunion, cocher Pré-attribution de salle de discussion.
    2 liens cliquables apparaissent :
    • 1. Créez des salles
    • 2. Importer depuis CSV
  6. Cliquer sur Créez des salles
    La fenêtre Attribution d’une salle de discussion surgit.
  7. À droite du mot Salles, cliquer sur le signe + pour créer une salle. Chaque nouvelle salle porte un nom suivi d’un numéro :
    • Breakout Room 1
    • Breakout Room 2
    • Breakout Room 3
    • etc.
      On peut modifier le nom d’une salle en cliquant sur l’icône d’un crayon situé à droite de ce nom en le survolant avec la souris.
  8. Pour ajouter un·e participant·e à une salle, cliquer sur le nom de cette salle.
  9. Cliquer ensuite sur Add participants, saisir le courriel UQAM de la, du participant·e et presser sur la touche Entrée du clavier. Répéter l’action pour ajouter chaque nouvelle, nouveau participant·e à la salle.
  10. Une fois terminé, cliquer sur Enregistrer pour fermer la fenêtre Attribution d’une salle de discussion
  11. À la section Options de la réunion, il est recommandé de cocher Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer afin que les participant·es pré-assigné·es avec un courriel UQAM soient reconnu·es et placé·es dans les salles virtuelles correspondantes
  12. Cliquer sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour confirmer les modifications faites à la réunion

Noter que :

  • Cette procédure est appliquée lorsque l’on veut attribuer les salles virtuelles avant le début d’une réunion et non pendant une réunion.
  • Pour annuler la pré-attribution, décochez Pré-attribution de salle de discussion de la réunion.
  • Notez que l’animateur de la réunion peut se promener d’une salle virtuelle à une autre. Également, un co-animateur peut se promener entre les salles de discussion, mais seulement s’il a été assigné à une des salles préalablement.
  • Notez aussi, que l’enregistrement suivra l’animateur et enregistrera uniquement ses activités, qu’il soit dans la salle principale ou dans les salles virtuelles. Ainsi, les participants dans les salles virtuelles ne sont pas enregistrés tant que l’animateur ne les rejoint pas.