2 Préparer son Teams : création, membres, canaux

L’application Teams permet de regrouper dans un même lieu, les étudiant.e.s, les contenus et les outils nécessaires à la réalisation d’un cours.

Pour découvrir comme créer et mettre en place une équipe, consulter la vidéo : 

Il est important de savoir qu’à l’UQAM, la création d’une équipe n’est pas automatique. Les enseignant.e.s doivent en demander la création.


Afin d’organiser une équipe (groupe-cours) en fonction des membres ou des contenus, l’enseignant.e peut se servir des canaux. Il s’agit des espaces permettant aux membres de l’équipe (étudiant.e.s) de tenir des conversations et de travailler sur des sujets spécifiques. Chaque équipe peut avoir de nombreux canaux, dont le canal General.

Pour savoir plus sur ces espaces et sur la gestion des membres d’une équipe, consulter les capsules vidéo :


1-2-3 [Microsoft – Capsules vidéos tirées du site de Microsoft – Consultées le 2 décembre 2020]

Documentation

FAQ

D’abord vous devez cliquer sur le Bouton conversations, puis sélectionner la conversation où vous désirez ajouter une personne.

Cliquez sur le bouton Ajouter des personnes dans le coin supérieur droit de votre écran. Ensuite, tapez le nom de la personne que vous souhaitez ajouter et appuyez sur Entrée.

Le canal Général est accessible à tous les membres (incluant les invité(e)s externes). Vous pouvez créer un ou plusieurs canaux privés en fonction de la confidentialité et gérez les accès en fonction du besoin de chaque membre de l’équipe.

Pour supprimer un canal, accédez au nom du canal, puis cliquez sur autres options bouton «autres options» … supprimer ce canal.

Notez qu’une fois que vous supprimez un canal, vous perdez l’historique des conversations qui s’y rattachent.

Si vous ne voulez pas supprimer définitivement le canal et les informations qui s’y retrouvent, vous pourrez tout simplement désactiver les notifications liées au canal. De cette façon, vous ne perdez pas les informations, mais vous ne serez pas dérangé par les notifications.

Il suffit de repérer le canal où vous désirez ajouter des personnes, cliquer sur les … (Autres options) qui s’affichant à droite du nom du canal et choisir l’option ajouter des membres.

Vous pouvez créer des canaux pour mieux organiser le travail en groupe, les sujets, modules, thématiques, etc.  Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les (autres options) qui sont à la droite du nom de l’équipe et ensuite, choisir l’option ajouter un canal.

Pour savoir plus sur les canaux, consultez le lien suivant : Organiser votre équipe à l’aide des canaux.

Vous pouvez ajouter et supprimer des membres. Vous pouvez également modifier ou de supprimer une équipe, et de changer l’image de l’équipe. Il vous sera possible aussi de :

  • définir les autorisations des membres de l’équipe ;
  • créer un canal ;
  • ajouter des invités dans une équipe ;
  • autoriser les mentions @ [nom du canal] ;
  • autoriser l’utilisation d’emoji et de GIF ;
  • etc.

Notez que dans certaines organisations les enseignant(e)s peuvent créer les équipes par eux-mêmes. À l’UQAM, ce n’est pas le cas et il est nécessaire de passer par le formulaire de création. Cela nous permet d’assurer une meilleure gestion et organisation des espaces-cours qui sont créés.

Pour en savoir plus sur les trois principaux rôles dans TEAMS, consultez le lien suivant : Possibilités du propriétaire de l’équipe, des membres et des invités dans TEAMS.

Oui, il est possible pour le propriétaire d’une équipe TEAMS d’ajouter des invités externes à l’UQAM.

Dans la gestion des membres de votre équipe TEAMS, vous devrez ajouter l’adresse de courriel valide de votre invité externe qui recevra une invitation à se connecter avec un compte Microsoft TEAMS déjà existant ou en l’invitant à en créer un gratuitement. Pour plus de détails, consultez l’aide Microsoft.

Notez que à l’UQAM, les invité.e.s externes ont un droit de modification des documents.

En tant que propriétaire, vous pouvez ajouter autant de membres que vous souhaitez. Il faut cependant que ces personnes-là possèdent une adresse UQAM pour pouvoir obtenir le statut de membre, pour les étudiant(e)s ou de propriétaire, pour les co-enseignant(e)s de votre équipe-cours.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « … » (autres options) à la droite du nom de l’équipe. Ensuite, vous devez choisir l’option « ajouter un membre ».

Enfin, vous devez choisir l’option qui vous convient selon qu’il s’agit d’un étudiant ou d’un enseignant. Le premier aura un accès membre et le deuxième un accès propriétaire comme le vôtre.

Vos collègues enseignant(e)s, vos étudiant(e)s, des membres internes de l’UQAM ainsi que des invités externes peuvent faire partie de votre projet ou cours collaboratif.

Dans TEAMS, il existe trois grands rôles :

  1. les propriétaires d’équipe
  2. les membres
  3. les invités

Pour les espaces TEAMS (cours ou groupe de travail) créés pour les enseignant(e)s, il n’y a pas de date d’expiration.

Pour les espaces de travail créés par les étudiant(e)s il y a toutefois une durée de vie par défaut de 365 jours. Par la suite, l’étudiant(e) propriétaire de l’équipe recevra, par courriel, une demande afin de renouveler son équipe. Il recevra trois notifications de fin de vie d’un groupe soit à 30 jours, à 15 jours et à un jour avant de fin de la vie.  Un délai de 30 jours est accordé pour restaurer une équipe TEAMS et après cette date les données sont irrécupérables.

Selon qu’il s’agit d’un cours ou d’un projet, vous pouvez faire votre demande à l’aide du formulaire suivant :

https://jira.uqam.ca/servicedesk/customer/portal/1/create/183

Dans le cas d’un cours (incluant des devoirs, un carnet de notes, un dossier du cours, etc.), vous devez choisir l’option espace-cours. Si vous désirez utiliser TEAMS dans le contexte d’un projet ou d’un groupe de travail collaboratif, il suffit de sélectionner l’option groupe de travail.

Notez que les étudiant(e)s peuvent aussi créer des espaces de travail dans TEAMS, et ce sans passer par le formulaire de création. Cependant, la durée de vie de ces espaces-là est limitée.