7 Animer une réunion

Les outils de Zoom permettent l’animation pédagogique d’une rencontre synchrone. Ils sont utilisés pour animer le groupe, soutenir les activités d’enseignement et d’apprentissage et favoriser l’alignement pédagogique de celles-ci avec les objectifs du cours.


Préparer les participant

S’assurer que les participants configurent Zoom

Pour participer efficacement à une rencontre, tester sa connexion à Zoom est essentiel. Proposer aux participants de tester les paramètres de leur connexion en accédant au lien Tester vos paramètres de connexion avant le premier cours.

En cas de difficultés techniques, les référer à la section Soutien aux étudiants. Ils trouveront les renseignements utiles sous l’onglet Soutien techno d’où ils pourront aussi accéder au Clavardage en direct.

Communiquer ses intentions pédagogiques et le code de vie

Afin d’utiliser Zoom plus efficacement lors des séances d’enseignement synchrone (direct), le document Présentation de Zoom pour étudiant.e.s est proposé. Il présente les bases de l’outil Zoom avec des propositions d’utilisation.

Il est recommandé de présenter ce diaporama au début du cours, d’en discuter avec les étudiant.e.s et de l’ajuster au besoin. Il est déconseillé de l’envoyer aux étudiant.e.s. car ce n’est pas un guide d’utilisation pour les étudiant.e.s.

Demander aux étudiants d’activer leur caméra et leur micro

Dans le cadre de vos activités d’enseignement et d’apprentissage, il est possible que l’enseignant.e requiert des étudiants d’activer leur caméra et leur micro dans la réunion Zoom. Les Consignes de participation à un cours ou une activité d’enseignement en ligne de l’UQAM stipulent que

Lors d’un cours ou d’une activité d’enseignement en ligne, le personnel enseignant peut exiger que l’étudiante ou l’étudiant active son microphone et sa caméra, notamment dans le cadre d’évaluations, à moins de circonstances exceptionnelles qui doivent être discutées avec l’enseignante ou l’enseignant.

Il est suggéré de s’entendre préalablement avec les étudiant.e.s du groupe-cours sur les bienfaits pédagogiques d’activer caméra et micro dans le cadre des activités d’enseignement et d’apprentissage. Vous pouvez demander et fortement encourager l’utilisation de la caméra, surtout lorsque les formules pédagogiques utilisées la rendent nécessaire (par ex. : discussions dans un séminaire).

Or, un.e étudiant.e pourrait, pour des raisons légitimes, être placé.e dans une situation où l’utilisation de la caméra s’avère difficile, voire impossible. Pour ces cas, discuter avec l’étudiant.e afin de déterminer la nature des enjeux vécus et datteindre un compromis. Comme l’Université l’a maintes fois souligné, il est important de faire preuve de flexibilité et de privilégier le dialogue. 

Fournir l’information permettant aux participants de se préparer et se présenter en rencontre

Le Guide rapide pour participer à une rencontre synchrone offre des conseils aux étudiants pour bien se présenter en webconférence.

Attribuer les rôles dans une rencontre pédagogique

L’attribution de certains rôles d’animation aux participants d’une rencontre peut contribuer à l’atteinte de vos objectifs d’animation pédagogique.

Voici comment attribuer les rôles de co-animateur et d’animateur aux participants d’une rencontre.

Dans une rencontre Zoom, il faut : •	Afficher la liste des participants en cliquant sur l’icône Participants    •	Survoler le nom du participant désiré avec votre souris pour afficher l’option Plus •	Cliquer sur le bouton Plus  •	Attribuer le rôle désiré à cette personne

Dynamiser les rencontres et les interactions

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour dynamiser les interactions pendant les rencontres. Varier les modes d’interactions avec les étudiant.e.s permet de soutenir leur attention et leur motivation ainsi que stimuler l’interaction entre eux. Une animation pédagogique plus riche vient en soutien aux activités d’enseignement et d’apprentissage et favorise l’alignement pédagogique avec les objectifs du cours.

Partager des ressources à l’écran

Zoom permet de partager tout ce qui s’affiche votre écran avec les participants (ex. : un document de la suite Office, un PDF, des ressources audios et vidéos, une visite en direct d’un site Web, une démonstration d’une application informatique, etc.).

Une caméra document ou une tablette peuvent aussi être partagées en direct pour effectuer, entre autres, des démonstrations pratiques ou des résolutions de problèmes en direct.

Lors du partage de l’écran avec les sous-groupes, le partage d’écran par d’autres personnes est interrompu et l’écran de l’hôte est partagé dans la session principale et dans toutes les salles de discussion.

Toutefois, la vidéo et l’audio de l’hôte ne sont pas disponibles dans les salles de sous-groupes.

Autoriser le partage d’écran des participants

Tous les participant.e.s peuvent partager leur écran. Une seule personne peut le faire à la fois. Voici comment donner ou limiter l’autorisation aux participants de partager leur écran.

Réagir en utilisant les icônes de statut et les boutons de réactions

Les participant.e.s peuvent réagir pendant une rencontre grâce aux icônes accessibles par le bouton Réactions. C’est à l’aide de ces outils d’interaction que les participants peuvent, entre autres, lever la main.

Annoter sur un écran partagé

Les participant.e.s peuvent interagir pendant la réunion en ajoutant des commentaires à l’écran à l’aide des outils d’annotation.

Clavarder (Discussion)

Le clavardage entre tous les participants est possible pendant les réunions. Il permet d’envoyer des messages à l’ensemble du groupe ou de façon privée à certains participant.e.s. L’espace Discussion permet aussi le partage des fichiers pendant la rencontre.

Le clavardage peut être enregistré sur le poste de travail à tout moment pendant la rencontre. Ceci permet à tous de conserver des traces des échanges qui ont lieu pendant la rencontre et, par exemple, de créer une foire aux questions à partir de ceux-ci.

L’hôte peut choisir d’activer ou de désactiver la discussion.

Utiliser le tableau blanc

La fonctionnalité Tableau blanc permet à tous les participants de partager, à l’aide des outils d’annotation, des informations à l’ensemble du groupe. Elle peut être utilisée dans des activités de co-construction des connaissances, de partage d’idées, de création de schémas, etc.

L’hôte peut activer ou désactiver les outils d’annotation et le tableau blanc à tout moment.

Effectuer des annotations en tant que participant

Utiliser le sondage

La fonctionnalité Sondage permet d’interroger les participants pendant les réunions à l’aide de questions à choix unique ou choix multiples. Ils peuvent être utilisés pour sonder l’opinion des participants ou valider leur compréhension de certains concepts.

Activité d’activation : Il peut être intéressant d’utiliser la fonctionnalité Sondage à titre d’activité d’activation des connaissances antérieures ou d’activité brise-glace pour stimuler la participation et la motivation.

Entente d’évaluation : La fonctionnalité Sondage peut être utilisée pour recueillir les votes dans le cadre de la procédure relative à l’entente d’évaluation.

Si un sondage est utilisé dans plusieurs rencontres, un modèle de réunion peut être créé pour éviter d’avoir à recréer les questions.

Créer et diffuser un sondage

Réutiliser un sondage dans une autre rencontre – Modèle de réunion


Documentation

FAQ

Cette fonction vous permet de diffuser le son de votre ordinateur à vos auditeurs. Par exemple, vous montrez à vos étudiants une vidéo sur Youtube, les étudiants pourraient alors entendre le son lors de la vidéoconférence.

Vos étudiants n’ont pas besoin de suivre une formation spécifique. Vous pouvez toutefois les inviter à consulter et appliquer la procédure :

De plus, vous pouvez leur fournir l’adresse suivante, où ils pourront retrouver sous la rubrique Soutien techno des renseignements pratiques et du soutien technique :

Voici comment procéder :

  1. Aller à zoom.uqam.ca.
  2. Cliquer sur l’option S’authentifier.  
  3. Se connecter avec le code MS et le mot de passe.
  4. Une fois connecté, à gauche de l’écran, sélectionner Gestion de compte et cliquer sur Rapports.
    Une nouvelle fenêtre apparaît avec deux options, soit Utilisation et Réunions.
  5. Cliquer sur l’option Réunions et rester sur l’onglet Rapport sur la réunion.
  6. Choisir le type de rapport, soit inscription ou sondage.
  7. Rechercher (si nécessaire) la réunion par date en utilisant le calendrier qui s’affiche en haut de la fenêtre.
  8. Sur la liste de rencontres affichées, repérer la dernière colonne à droite et cliquer sur générer.
  9. Choisir l’option Tous les déclarants, dans le cas d’un rapport d’inscription. Dans le cas d’un sondage, il n’y a pas de choix à faire.
    Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
  10. Cliquer sur télécharger pour obtenir le(s) rapport(s).
    Un fichier CSV sera automatiquement téléchargé sur le poste de travail.
  11. Sauvegarder le fichier et éditer à l’aide d’un logiciel comme Excel, selon les besoins.

Voici comment procéder :

  1. Aller à zoom.uqam.ca.
  2. Cliquer sur l’option S’authentifier.
  3. Se connecter avec le code MS et le mot de passe.
  4. Une fois connecté, à gauche de l’écran, sélectionner Gestion de compte cliquer sur Rapports.
    Une nouvelle fenêtre apparaît avec deux options, soit Utilisation et Réunions.
  5. Cliquer sur l’option Utilisation. 
  6. Rechercher (si nécessaire) la réunion par date en utilisant le calendrier qui s’affiche en haut de la fenêtre.
  7. Sur la liste de rencontres affichées, repérer la colonne Participants et cliquer sur le nombre de participants affiché.
  8. Pour obtenir la liste de participants dans un fichier, cliquer sur Exporter en haut à droite de la liste de participants.
    Un fichier CSV sera automatiquement téléchargé sur le poste de travail.
  9. Sauvegarder le fichier et éditer avec un logiciel comme Excel selon les besoins.

Oui vous pouvez contrôler à distance l’écran de l’un de vos participants. Pour se faire :

  1. Le participant doit cliquer sur le bouton Partage d’écran sur son interface de vidéoconférence Zoom.
  2.  Le participant doit choisir l’écran qu’il désire partager et dois cliquer sur Partager l’écran.
  3. Une barre d’état s’affiche ensuite en haut. Le participant doit vous autoriser à contrôler son écran via la fonction Contrôlé à distance.
  4. Le participant choisit alors parmi la liste des personnes présentes qui pourra contrôler son écran.

Pour arrêter le contrôle, appuyer de nouveau sur Contrôlé à distance puis Abandonner le contrôle.

C’est une fonction automatique de ZOOM. Lorsqu’un intervenant parle, le logiciel va automatiquement mettre en évidence sa caméra (affichage intervenant). C’est pourquoi on recommande de fermer les micros des étudiants lors d’une présentation pour éviter que la caméra ne change constamment le participant mis en évidence.

Un participants pour demander un droit de parole en cliquant sur l’icône de la petite main qui se trouve en sélectionnant le bouton Réactions de la barre d’outils Zoom. Une petite main apparaîtra alors à côté de son nom dans la zone de clavardage. Il peut activer son micro pour poser sa question ou encore utiliser la fenêtre de clavardage pour la partager par écrit.

Oui. Vous pouvez le faire à partir de la fenêtre de clavardage en cliquant l‘icône Fichier.

Il n’y a pas de durée optimale, mais nous vous recommandons de prendre des pauses fréquentes et de garder vos étudiants actifs en variant vos stratégies d’enseignement afin de les faire participer le plus possible lors de vos rencontres virtuelles.

Tous les participants peuvent partager leur écran. Une seule personne peut le faire à la fois.

Dans la barre des menus au bas de l’écran, le participant doit cliquer l’icône Écran partagé.

À la fin du partage, il doit cliquer l’icône rouge Arrêter qui se trouve en haut de l’écran du participant qui partage.

Pour plus d’explications, visionnez le vidéo Zoom Partager l’écran.

Ouvrez d’abord le document à partager. Dans la barre des menus au bas de l’écran, cliquez l’icône Écran partagé.

Sélectionnez l’écran ou le document ouvert à pa­rtager. Si vous désirez aussi partager du son, cocher la case Partager le son de l’ordinateur en bas de la fenêtre. Finalement, cliquer sur le bouton Partager l’écran. Les participants verront alors le document à leur écran.

Pour activer le tableau blanc, cliquer sur le bouton Écran partagé dans la barre d’outils.

Sélectionner Tableau blanc et cliquer sur le bouton Partager.

Tous les participants à la réunion pourront maintenant annoter collectivement le tableau blanc.

Pour annoter le tableau blanc, cliquer sur le menu Options d’affichage en haut de la fenêtre Zoom et choisir Annoter.

Différents outils sont disponibles pour annoter le tableau blanc.

Entant qu’hôte, vous pouvez utiliser les outils d’annotation en cliquant sur Tableau blanc (crayon).

Pour effacer ou enregistrer les contenus du tableau, cliquer sur le bouton Effacer ou Enregistrer.

Pour mettre fin au partage du tableau blanc et au partage d’écran, cliquer sur le bouton Arrêter .

Oui, il suffit de lui envoyer l’invitation, l’hyperlien de la réunion ou le numéro de votre rencontre si cette personne utilise déjà Zoom.